آریمان BI
در بسیاری از سازمانها و کسبوکارها، اطلاعات و دادههای زیادی در بخشهای مختلف جمعآوری میشود؛ اما داشتن حجم زیادی از داده بهتنهایی به معنای تصمیمگیری بهتر نیست. زمانی که مدیران برای بررسی وضعیت فروش، مالی، منابع انسانی، تولید، مشتریان یا عملکرد سازمان مجبور باشند اطلاعات را از چندین فایل اکسل، نرمافزار و سیستم مختلف بررسی کنند، تحلیل اطلاعات به فرآیندی زمانبر و پیچیده تبدیل میشود.
اینجاست که داشبورد مدیریتی میتواند نقش مهمی در تبدیل دادههای خام به اطلاعات قابلفهم و تصمیمساز داشته باشد.
سفارش طراحی داشبورد مدیریتی زمانی اهمیت بیشتری پیدا میکند که سازمان به یک سیستم منسجم برای مشاهده شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI)، شناسایی مشکلات، بررسی روندها و تصمیمگیری سریع نیاز داشته باشد. یک داشبورد مدیریتی حرفهای میتواند اطلاعات مهم سازمان را در قالب نمودارها، شاخصها، جداول و گزارشهای تعاملی در اختیار مدیران قرار دهد.
در این مقاله بررسی میکنیم که چرا کسبوکارها به داشبورد مدیریتی نیاز دارند، طراحی داشبورد چگونه مشکلات تحلیل و تصمیمگیری مدیران را حل میکند، هنگام سفارش طراحی داشبورد مدیریتی باید به چه نکاتی توجه کرد و یک داشبورد حرفهای چه ویژگیهایی دارد.
داشبورد مدیریتی چیست؟
داشبورد مدیریتی یک محیط بصری برای نمایش و تحلیل مهمترین اطلاعات و شاخصهای عملکرد یک سازمان است. در این داشبورد، دادههای موجود از منابع مختلف جمعآوری و پس از پردازش به شکل قابلفهم نمایش داده میشوند.
هدف اصلی داشبورد مدیریتی این نیست که تمام اطلاعات موجود در سازمان را به مدیر نمایش دهد؛ بلکه باید مهمترین اطلاعات برای تصمیمگیری را در زمان مناسب و به سادهترین شکل ممکن ارائه کند.
برای مثال، مدیر یک شرکت فروش ممکن است بخواهد در یک صفحه موارد زیر را مشاهده کند:
- میزان فروش روزانه، ماهانه و سالانه
- میزان فروش هر محصول
- عملکرد کارشناسان فروش
- میزان تحقق اهداف فروش
- تعداد مشتریان جدید
- نرخ تبدیل مشتریان
- میزان سود
- وضعیت فروش در مناطق مختلف
- مقایسه عملکرد با دورههای قبلی
در یک داشبورد مدیریتی مناسب، مدیر لازم نیست برای پیدا کردن هرکدام از این اطلاعات چند فایل مختلف را بررسی کند. اطلاعات موردنیاز او در یک محیط یکپارچه و قابل تحلیل قرار میگیرد.
چرا مدیران به سفارش طراحی داشبورد مدیریتی نیاز دارند؟
یکی از مهمترین مشکلات مدیران در سازمانهای امروزی، کمبود اطلاعات نیست؛ بلکه زیاد بودن اطلاعات و دشواری تحلیل آنها است.
ممکن است یک سازمان هزاران رکورد اطلاعاتی در سیستمهای مختلف داشته باشد، اما مدیر نتواند بهسرعت پاسخ دهد:
- وضعیت واقعی کسبوکار در حال حاضر چگونه است؟
- کدام بخش عملکرد مناسبی ندارد؟
- فروش چرا کاهش پیدا کرده است؟
- کدام محصولات سودآوری بیشتری دارند؟
- کدام شعبه عملکرد ضعیفتری دارد؟
- آیا به هدف تعیینشده رسیدهایم؟
- چه اقدامی باید انجام دهیم؟
- طراحی یک داشبورد مدیریتی حرفهای میتواند این فاصله میان داده و تصمیم را کاهش دهد.
به همین دلیل، سفارش طراحی داشبورد مدیریتی صرفاً یک اقدام گرافیکی یا طراحی چند نمودار نیست؛ بلکه بخشی از فرآیند هوشمندسازی و بهبود تصمیمگیری سازمان محسوب میشود.
مشکلاتی که داشبورد مدیریتی میتواند حل کند
۱. پراکندگی اطلاعات در سیستمهای مختلف
یکی از مشکلات رایج سازمانها این است که اطلاعات موردنیاز مدیران در منابع مختلف قرار دارد.
برای مثال:
- اطلاعات فروش در نرمافزار CRM
- اطلاعات مالی در نرمافزار حسابداری
- اطلاعات منابع انسانی در سیستم پرسنلی
- اطلاعات تولید در نرمافزار تولید
- اطلاعات مشتریان در فایلهای Excel
- اطلاعات بازاریابی در ابزارهای دیجیتال مارکتینگ
در چنین شرایطی، مدیر برای تحلیل وضعیت کلی سازمان باید اطلاعات را از منابع مختلف جمعآوری کند.
داشبورد مدیریتی میتواند اطلاعات منابع مختلف را در یک محیط یکپارچه نمایش دهد و امکان مشاهده تصویر کلی کسبوکار را فراهم کند.
۲. وابستگی بیش از حد به فایلهای Excel
Excel یکی از ابزارهای کاربردی برای تحلیل داده است؛ اما زمانی که حجم اطلاعات افزایش پیدا میکند، استفاده گسترده از فایلهای اکسل میتواند مشکلاتی ایجاد کند.
برخی از این مشکلات عبارتاند از:
- وجود فایلهای متعدد و پراکنده
- احتمال خطای انسانی
- دشواری بهروزرسانی اطلاعات
- پیچیدگی فرمولها
- دشواری ایجاد گزارشهای تعاملی
- نبود یک منبع واحد اطلاعات
- زمانبر بودن تهیه گزارشهای مدیریتی
با طراحی داشبورد مدیریتی میتوان فرآیند گزارشگیری را ساختاریافتهتر کرد و اطلاعات موردنیاز مدیران را در یک محیط مشخص در اختیار آنها قرار داد.
۳. تأخیر در تهیه گزارشهای مدیریتی
در برخی سازمانها تهیه یک گزارش مدیریتی ممکن است ساعتها یا حتی روزها زمان ببرد. کارشناس باید اطلاعات را از چند سیستم استخراج کند، آنها را در Excel ترکیب کند، فرمولها را بررسی کند، نمودار بسازد و در نهایت گزارش را برای مدیر ارسال کند.
اگر این فرآیند هر هفته یا هر ماه تکرار شود، بخش قابلتوجهی از زمان نیروی انسانی صرف تهیه گزارش خواهد شد.داشبورد مدیریتی میتواند بسیاری از این فرآیندها را به شکل خودکارتر و ساختاریافتهتر انجام دهد.در نتیجه مدیر میتواند بهجای انتظار برای آمادهشدن گزارش، اطلاعات را در قالب داشبورد مشاهده و بررسی کند.
داشبورد مدیریتی چگونه تصمیمگیری مدیران را بهتر میکند؟
تصمیمگیری مناسب نیازمند دسترسی به اطلاعات مناسب است. فرض کنید مدیر یک مجموعه متوجه کاهش فروش شده است. تنها دانستن اینکه «فروش کاهش پیدا کرده» برای تصمیمگیری کافی نیست.
مدیر باید بتواند بررسی کند:
- کاهش فروش مربوط به کدام محصولات است؟
- کدام مناطق کاهش فروش داشتهاند؟
- عملکرد کدام فروشندگان کاهش پیدا کرده است؟
- کاهش فروش از چه زمانی شروع شده است؟
- آیا تعداد مشتریان کاهش پیدا کرده یا نرخ تبدیل؟
- آیا قیمت محصولات تغییر کرده است؟
- آیا یک رقیب جدید وارد بازار شده است؟
داشبورد مدیریتی میتواند با استفاده از قابلیتهای تحلیلی و فیلترهای مختلف، امکان بررسی این موارد را فراهم کند.
در واقع داشبورد خوب تنها عدد را نمایش نمیدهد؛ بلکه امکان پیدا کردن دلیل تغییر عدد را نیز فراهم میکند.
نقش KPI در طراحی داشبورد مدیریتی
یکی از مهمترین بخشهای طراحی داشبورد مدیریتی، انتخاب شاخصهای کلیدی عملکرد یا KPI است. KPI مخفف Key Performance Indicator است و به شاخصهایی گفته میشود که برای ارزیابی عملکرد یک فرآیند، واحد یا سازمان مورد استفاده قرار میگیرند.
برای هر سازمان، KPIهای مناسب متفاوت هستند.
برای مثال در واحد فروش ممکن است شاخصهای زیر اهمیت داشته باشند:
- میزان فروش
- تعداد معاملات
- میانگین ارزش هر سفارش
- نرخ تبدیل
- میزان تحقق هدف فروش
- فروش هر کارشناس
- فروش هر محصول
- در واحد منابع انسانی ممکن است شاخصهایی مانند موارد زیر اهمیت بیشتری داشته باشند:
- تعداد کارکنان
- نرخ خروج کارکنان
- میزان غیبت
- هزینه نیروی انسانی
- عملکرد کارکنان
در واحد تولید نیز میتوان شاخصهایی مانند:
- میزان تولید
- میزان ضایعات
- توقف خط تولید
- بهرهوری
- میزان تحقق برنامه تولید
- را در داشبورد نمایش داد.
بنابراین پیش از سفارش طراحی داشبورد مدیریتی، باید مشخص شود که مدیر دقیقاً چه شاخصهایی را برای تصمیمگیری نیاز دارد
داشبورد مدیریتی فروش
یکی از رایجترین کاربردهای داشبوردهای مدیریتی، تحلیل عملکرد فروش است. داشبورد فروش میتواند اطلاعاتی مانند موارد زیر را نمایش دهد:
فروش کل
مدیر میتواند میزان فروش را در بازههای زمانی مختلف مشاهده کند.
فروش بر اساس محصول
این بخش مشخص میکند کدام محصولات بیشترین میزان فروش را داشتهاند.
فروش بر اساس کارشناس
با این گزارش میتوان عملکرد اعضای تیم فروش را با یکدیگر مقایسه کرد.
فروش بر اساس منطقه
اگر شرکت در چند منطقه فعالیت داشته باشد، میتوان عملکرد هر منطقه را بررسی کرد.
مقایسه فروش با هدف
یکی از مهمترین قابلیتها، مقایسه میزان فروش واقعی با هدف تعیینشده است.
روند فروش
نمایش روند فروش در طول زمان میتواند به مدیر کمک کند افزایش یا کاهش عملکرد را سریعتر تشخیص دهد.
داشبورد مالی و مدیریتی
داشبوردهای مالی نیز از کاربردهای مهم Business Intelligence هستند.
مدیران مالی و مدیران ارشد ممکن است بخواهند اطلاعاتی مانند موارد زیر را مشاهده کنند:
- درآمد
- هزینهها
- سود
- جریان نقدینگی
- مطالبات
- بدهیها
- هزینههای عملیاتی
- بودجه
- انحراف از بودجه
نمایش این اطلاعات در قالب داشبورد میتواند دید مناسبی نسبت به وضعیت مالی سازمان ایجاد کند.
برای مثال اگر هزینه یک بخش در چند ماه متوالی افزایش پیدا کرده باشد، مدیر میتواند این تغییر را در روند نمودار مشاهده و بررسی بیشتری انجام دهد.
داشبورد منابع انسانی
منابع انسانی یکی دیگر از حوزههایی است که میتواند از داشبورد مدیریتی استفاده کند.
یک داشبورد HR میتواند شاخصهایی مانند:
- تعداد کارکنان
- استخدامهای جدید
- خروج کارکنان
- نرخ ماندگاری
- غیبت
- اضافهکاری
- هزینه حقوق
- عملکرد واحدها
- را نمایش دهد.
مدیر منابع انسانی با استفاده از این اطلاعات میتواند روندهای مهم سازمان را سریعتر شناسایی کند.
داشبورد تولید
در شرکتهای تولیدی، حجم اطلاعات مربوط به تولید معمولاً بسیار زیاد است. به همین دلیل استفاده از داشبورد مدیریتی میتواند به مدیر تولید کمک کند وضعیت بخشهای مختلف را سریعتر بررسی کند.
برای مثال میتوان موارد زیر را در داشبورد تولید نمایش داد:
- میزان تولید
- برنامه تولید
- تولید واقعی
- درصد تحقق برنامه
- میزان ضایعات
- توقف خطوط
- میزان بهرهوری
- عملکرد دستگاهها
- تولید هر شیفت
- تولید هر محصول
با تحلیل این اطلاعات میتوان نقاط ضعف فرآیند تولید را بهتر شناسایی کرد.
ویژگیهای یک داشبورد مدیریتی حرفهای چیست؟
صرفاً قرار دادن چند نمودار در کنار یکدیگر باعث ایجاد یک داشبورد مدیریتی حرفهای نمیشود.
یک داشبورد مناسب باید بر اساس نیاز واقعی کسبوکار طراحی شود.
۱. سادگی
مدیر نباید برای فهمیدن اطلاعات داشبورد نیاز به آموزش پیچیده داشته باشد. اطلاعات مهم باید بهصورت واضح و قابلفهم نمایش داده شوند.
۲. نمایش KPIهای مهم
داشبورد نباید با اطلاعات غیرضروری شلوغ شود. باید شاخصهایی انتخاب شوند که واقعاً در تصمیمگیری تأثیرگذار هستند.
۳. قابلیت فیلتر کردن
امکان فیلتر بر اساس زمان، محصول، شعبه، فروشنده، منطقه یا سایر پارامترهای موردنیاز میتواند ارزش تحلیلی داشبورد را افزایش دهد.
۴. امکان Drill Down
در داشبوردهای حرفهای، مدیر میتواند از یک شاخص کلی به جزئیات آن برسد.برای مثال ابتدا فروش کل شرکت را مشاهده کند و سپس فروش را بر اساس:
شرکت ← شعبه ← فروشنده ← محصول
بررسی کند.
۵. نمایش روندها
نمایش یک عدد بهتنهایی همیشه کافی نیست. مثلاً فروش ۵ میلیارد تومان زمانی معنی بیشتری پیدا میکند که بتوان آن را با ماه قبل، سال قبل یا هدف تعیینشده مقایسه کرد.
۶. دسترسی سریع
داشبورد باید به گونهای طراحی شود که کاربر بتواند اطلاعات موردنیاز خود را سریع پیدا کند.
۷. طراحی متناسب با نیاز سازمان
هر کسبوکار نیازهای متفاوتی دارد. بنابراین نمیتوان یک داشبورد آماده را برای تمام سازمانها استفاده کرد.
هزینه سفارش طراحی داشبورد مدیریتی چقدر است؟
هزینه طراحی داشبورد مدیریتی به عوامل مختلفی بستگی دارد و نمیتوان برای تمام پروژهها یک قیمت ثابت تعیین کرد.
- مهمترین عوامل تأثیرگذار عبارتاند از:
- تعداد داشبوردها
- تعداد کاربران
- تعداد منابع داده
- حجم دادهها
- پیچیدگی تحلیلها
- تعداد KPIها
- نوع نرمافزارهای مورد استفاده
- نیاز به اتصال به پایگاه داده
- نیاز به بهروزرسانی خودکار
- سطح دسترسی کاربران
- طراحی اختصاصی
- نیاز به پشتیبانی و نگهداری
به همین دلیل، بهتر است پیش از اعلام هزینه، نیازهای سازمان و ساختار دادهها بررسی شود.
چرا طراحی داشبورد باید بر اساس نیاز مدیر انجام شود؟
یکی از اشتباهات رایج در پروژههای داشبورد این است که ابتدا نمودارها طراحی شوند و بعد به دنبال کاربرد آنها بگردیم.
روش درست برعکس است.
ابتدا باید پرسید:
مدیر چه تصمیمی باید بگیرد؟
سپس مشخص کرد:
برای گرفتن این تصمیم به چه اطلاعاتی نیاز دارد؟
بعد از آن:
این اطلاعات از کجا به دست میآیند؟
و در نهایت:
بهترین روش نمایش این اطلاعات چیست؟
این رویکرد باعث میشود داشبورد به جای تبدیل شدن به یک صفحه پر از نمودار، به یک ابزار واقعی برای مدیریت و تصمیمگیری تبدیل شود.
چه کسبوکارهایی به داشبورد مدیریتی نیاز دارند؟
تقریباً هر کسبوکاری که با حجم قابلتوجهی از داده سروکار دارد میتواند از داشبورد مدیریتی استفاده کند.
از جمله:
- شرکتهای تولیدی
- شرکتهای بازرگانی
- فروشگاههای زنجیرهای
- شرکتهای خدماتی
- شرکتهای پخش
- سازمانها
- شرکتهای فناوری
- شرکتهای حملونقل
- مجموعههای فروش و بازاریابی
- شرکتهای مالی
- کسبوکارهای آنلاین
نکته مهم این است که نوع داشبورد باید با مدل کسبوکار و اهداف سازمان هماهنگ باشد.
سفارش طراحی داشبورد مدیریتی چه زمانی ضروریتر است؟
اگر مدیران سازمان با یکی از مشکلات زیر مواجه هستند، احتمالاً طراحی داشبورد میتواند راهکار مناسبی باشد:
- گزارشگیری زمان زیادی میگیرد.
- اطلاعات در چند نرمافزار مختلف قرار دارد.
- مدیران برای تصمیمگیری به گزارشهای دستی وابسته هستند.
- فایلهای Excel زیادی در سازمان وجود دارد.
- امکان مشاهده لحظهای یا دورهای KPIها وجود ندارد.
- عملکرد واحدها بهصورت شفاف مشخص نیست.
- مقایسه عملکرد دورههای مختلف دشوار است.
- شناسایی مشکلات سازمان زمانبر است.
- گزارشها بهصورت دستی تهیه میشوند.
- مدیران برای پیدا کردن یک شاخص مهم باید اطلاعات زیادی را بررسی کنند.
در چنین شرایطی، طراحی داشبورد میتواند یکی از گامهای مهم برای بهبود فرآیند تحلیل داده باشد.
چگونه یک داشبورد مدیریتی موفق داشته باشیم؟
موفقیت یک داشبورد صرفاً به ظاهر زیبا یا تعداد نمودارهای آن وابسته نیست. یک داشبورد موفق باید بتواند به سؤالات مهم مدیریتی پاسخ دهد.
برای مثال:
- چه اتفاقی افتاده است؟
- چرا این اتفاق افتاده است؟
- کدام بخش عملکرد بهتری داشته است؟
- کدام بخش نیاز به اصلاح دارد؟
- روند آینده چگونه است؟
- برای بهبود عملکرد چه تصمیمی باید گرفته شود؟
هرچه داشبورد بهتر بتواند به این سؤالات پاسخ دهد، ارزش آن برای مدیران بیشتر خواهد بود.
قبل از سفارش طراحی داشبورد مدیریتی چه اطلاعاتی آماده کنیم؟
برای اینکه فرآیند طراحی داشبورد سریعتر و دقیقتر انجام شود، بهتر است سازمان اطلاعات اولیهای از وضعیت خود آماده کند.
این اطلاعات میتواند شامل موارد زیر باشد:
- هدف اصلی از طراحی داشبورد
- کاربران داشبورد
- واحدهای سازمانی موردنظر
- KPIهای مهم
- منابع داده
- نمونه گزارشهای فعلی
- مشکلات موجود در گزارشگیری
- نیازهای تحلیلی مدیران
- سطح دسترسی کاربران
- دوره زمانی بهروزرسانی اطلاعات
هرچه این نیازها دقیقتر مشخص شوند، طراحی داشبورد نیز هدفمندتر خواهد بود.
سفارش طراحی داشبورد مدیریتی برای سازمانها
اگر سازمان شما اطلاعات زیادی دارد اما استفاده از این اطلاعات برای تصمیمگیری دشوار است، طراحی داشبورد مدیریتی میتواند راهکاری برای ساختاردهی و تحلیل بهتر دادهها باشد.
در یک پروژه حرفهای، هدف فقط نمایش داده نیست؛ بلکه باید مشخص شود چه دادهای، برای چه شخصی، با چه هدفی و برای گرفتن چه تصمیمی نمایش داده میشود.
تیم متخصص طراحی داشبورد میتواند با بررسی فرآیندهای سازمان، منابع داده و نیازهای مدیریتی، ساختار مناسبی برای داشبورد پیشنهاد دهد.
در تمرکز طراحی داشبورد باید بر حل مسئله کسبوکار و تبدیل داده به اطلاعات قابلاستفاده برای مدیران باشد.
چرا آریمان انتخاب کنیم؟
انتخاب تیم مناسب برای طراحی داشبورد مدیریتی اهمیت زیادی دارد؛ زیرا داشبورد صرفاً یک پروژه طراحی گرافیکی نیست.
در یک
پروژه BI باید موارد مختلفی مانند:
- شناخت فرآیندهای کسبوکار
- تحلیل نیازهای مدیران
- شناسایی KPIها
- ساختار داده
- مدلسازی
- طراحی گزارش
- تجربه کاربری
- امنیت اطلاعات
- بهروزرسانی دادهها
در نظر گرفته شود.
هدف از طراحی داشبورد باید این باشد که مدیر بتواند با صرف زمان کمتر، اطلاعات مهمتری را مشاهده و تحلیل کند.
فناوری و زیرساخت در طراحی داشبورد مدیریتی
در طراحی یک داشبورد مدیریتی حرفهای، انتخاب فناوری و زیرساخت مناسب اهمیت زیادی دارد؛ اما مهمتر از نام ابزار، تناسب راهکار با نیازهای کسبوکار و ساختار دادههای سازمان است.
هر سازمان ممکن است اطلاعات خود را در منابع متفاوتی ذخیره کند. برای مثال:
- فایلهای Excel
- پایگاههای داده
- نرمافزارهای حسابداری
- سیستمهای فروش
- CRM
- ERP
- سیستمهای منابع انسانی
- نرمافزارهای تولید
- سامانههای اختصاصی سازمان
بنابراین در فرآیند سفارش طراحی داشبورد مدیریتی، ابتدا باید منابع اطلاعاتی، ساختار دادهها و نیازهای تحلیلی سازمان بررسی شود.
پس از شناخت این موارد، میتوان معماری مناسبی برای جمعآوری، یکپارچهسازی، پردازش و نمایش اطلاعات طراحی کرد.
اتصال به منابع مختلف داده
یکی از قابلیتهای مهم یک داشبورد مدیریتی حرفهای، امکان استفاده از اطلاعات منابع مختلف است.
برای مثال ممکن است اطلاعات فروش در یک سیستم، اطلاعات مالی در سیستم دیگری و اطلاعات مشتریان در یک پایگاه داده جداگانه قرار داشته باشد.
در چنین شرایطی، دادهها باید به شکلی مناسب جمعآوری و یکپارچه شوند تا مدیر بتواند اطلاعات موردنیاز خود را در یک محیط تحلیلی مشاهده کند.<%2